Jak najít to pravé místo pro vánoční večírek?

Kdy začít se sháněním prostoru?

Jedna důležitá rada na úvod. Začněte hledat včas. Rezervujte prostor klidně půl roku dopředu, ještě před letními prázdninami. Na řešení detailů pak bude času dost.

Prostorů je v Praze spousta, ale ty největší “pecky” jsou rychle pryč. Nejvíce večírků se plánuje na úterý, středu či čtvrtek v listopadu a prosinci. Termíny se rychle plní a “Kdo dřív přijde, ten dřív mele”.

Last minute termíny nicméně také existují. 

Jak hledat prostor?

Na Googlu najdete spoustu výsledků, ale bude těžké se zorientovat. Placené reklamy komplikují hledání, ukazují nerelevantní výsledky.

Zeptejte se kamarádů na sociálních sítích. Třeba budete mít štěstí a dostanete ideální tip.

Zajděte na Dejsiprostor.cz nebo na Meatspace.cz  najdete tu spoustu prostorů včetně cen na jednom místě.

Podle čeho vybrat místo, co si zjistit?

Nejdříve si zjistěte  kritéria, podle kterých vybírat. Nejdůležitější jsou tato:

• Rozpočet na pronájem a catering?
• Odhadovaný počet účastníků (kapacita míst na stání a sezení je jedno z nejdůležitějších kritérií)?
• Termín akce, případně 2-3 alternativy?
• Styl prostoru – reprezentativní / nevšední / industriální / tradiční?
• Bude nějaký program, prezentace nebo jiné aktivity? Je potřeba projekční technika, pódium nebo jiné vybavení?
• Do kolika se akce potáhne, bude hluk?
• Je důležitá lokalita v centru nebo jeho okolí? Dáváte přednost dostupnosti MHD nebo možnosti parkování?
• Hrubá představa o cateringu, včetně nápojů – jsou nějaké speciální požadavky na styl jídla?

Sestavte email s vašimi požadavky a obepište/obvolejte vytipované prostory. Ano, zabere to dost času :) 

Prostory nalezeny, co dál?

Na základě kritérií jste vybrali 2-3 místa a ověřili dostupnost termínu. DOMLUVTE SI OSOBNÍ PROHLÍDKU S PROVOZNÍM MANAŽEREM PROSTORU – opravdu velice doporučujeme. Teprve na místě nasajete atmosféru, poznáte bezprostřední okolí a event manažera. S manažerem si vyměníte ještě hodně mailů a telefonátu, je super znát se osobně.

Na prohlídce se doptejte na další detaily, které mohou být rozhodující při finálním výběru – často výrazně zahýbou cenou akce.

• Jaký nábytek je k dispozici a jaké jsou možnosti uspořádání? Je potřeba si nábytek zapůjčit externě?
• Je k dispozici šatna / místo na zimní kabáty?
• Pokud plánuji externího dodavatele cateringu, mají pro něj zázemí? Na přípravu občerstvení pro 200 lidí už je potřeba místnost cca 30 m2, voda, umyvadlo, odpad.
• Je v prostoru topení? Vytopí se prostor v zimě dostatečně? Zdá se jako úsměvná otázka, ale když vybíráte v létě, můžete tento faktor snadno přehlédnout.
• Je v prostoru vzduchotechnika?
• Jak je řešeno technické vybavení? Kde je projektor a kam se dá promítat? Je prostor ozvučen a osvětlen?
• Je v prostoru dostatek WC?
• Do kolika může být party? Je dobré předem vědět, zda nebude zábava v nejlepším utnuta :)
• Je potřeba ochranka?

Závazná rezervace a platba

Finální varianty včetně všech informací a cen odprezentujte na vedení. Než padne konečné rozhodnutí, pokuste se domluvit s prostory, ať vám termín chvilku podrží. Případně dají vědět, pokud se objeví jiný zájemce.

Jakmile vyberete prostor, závazně se potvrdí objednávka a v závislosti na politice prostoru pošlete peněžní zálohu. Slušností je dát ostatním kandidátům vědět, že poptávka už není aktuální.

Catering a další služby navíc

Pokud catering nezařizuje přímo prostor, je potřeba najít vhodného dodavatele. V případě většího vánočního večírku doporučujeme oslovit firmu nejpozději dva měsíce před akcí.

To samé nábytek, technika, služby ochranky nebo hostesek – pokud potřebujete doobjednat, je potřeba sehnat spolehlivého dodavatele.

Poslední dolaďovačky

Pár dní před akcí se dotahují detaily. Například:

• Přesný harmonogram akce
• U cateringu se upřesňují počty osob, vegetariáni, alergici atd.
• Možnosti dočasného parkování pro externí dodavatele cateringu/techniky
• Jmenný seznam účastníků, pokud je potřeba

Na závěr si vše znovu ověřte, vytvořte si stručný check list.

Užijte si večírek!

Když se něco nepovede, tvařte se, jakože nic :) Uvidíte, že nikdo nic nepozná. Pokud dojde cheesecake nebo bude lidem vedro, nebojte se jít za personálem, všichni jsou ochotní vyslyšet vaše požadavky.

Po akci dejte zpětnou vazbu prostoru, ať to má příští nájemce ještě lepší.